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E-Rechnung aus Lexware warenwirtschaft und faktura+auftrag, auch ältere Versionen

Ihre Lexware-Software druckt die Rechnung als PDF. belegwandler macht daraus eine geprüfte ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei, wenn Ihre Version zu alt ist oder nicht mehr aktualisiert wird.

belegwandler ist ein unabhängiges Produkt der Kallysoft Informatik AG, Allschwil (Schweiz). Es besteht keine Verbindung zu Lexware; belegwandler wird von Lexware weder hergestellt noch vertrieben, empfohlen oder unterstützt. Lexware, warenwirtschaft, faktura+auftrag und financial office sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber. Die Namen werden nur genannt, um zu beschreiben, mit welcher Software belegwandler zusammenarbeitet.

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Auf einen Blick

  • Lexware nennt XRechnung, ZUGFeRD (basic/comfort) und die signierte eRechnung ab Version 2020. Für Versionen vor 2020 nennt Lexware diese Formate nicht.
  • Bei XRechnung gilt in Lexware seit dem 1.2.2024 der Stand 3.0.1, ältere XRechnung-Versionen werden laut Lexware nicht mehr unterstützt.
  • Ausstellen müssen Sie E-Rechnungen ab dem 1.1.2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, und ab dem 1.1.2028 in jedem Fall (§ 27 Abs. 38 UStG).
  • belegwandler ist für Versionen vor 2020 und nicht aktualisierte Installationen gedacht. Es wandelt die gedruckte PDF in ZUGFeRD oder XRechnung um und prüft sie mit dem Prüfwerkzeug der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards).

Ihre Version

VersionE-Rechnung im SystemSupport
Version 2020 und neuerXRechnung, ZUGFeRD (basic/comfort) und signierte eRechnungaktuell Version 2026, etwa warenwirtschaft pro/premium 26.70 und faktura+auftrag 30.70
Versionen vor 2020Lexware nennt die E-Rechnung-Formate erst ab Version 2020Update oder Zusatzlösung nötig
Installationen ohne aktuelle Updatesbei Lexware gilt seit 1.2.2024 XRechnung 3.0.1ältere XRechnung-Versionen werden laut Lexware nicht mehr unterstützt
Stand: 12. Oktober 2026

Die Lage mit älteren Lexware-Versionen

Lexware nennt XRechnung, ZUGFeRD (basic/comfort) und die signierte eRechnung für faktura+auftrag, warenwirtschaft pro/premium und financial office ab Version 2020. Für ältere Versionen nennt Lexware diese Formate nicht. Für Versionen vor 2020 gibt Lexware also keine Unterstützung an.

Dazu kommt der Update-Stand. Lexware liefert seine Programme als Jahresversionen, aktuell ist Version 2026. Bei XRechnung gilt dort seit dem 1.2.2024 der Stand 3.0.1, ältere XRechnung-Versionen werden nicht mehr unterstützt.

Die Fristen: Seit dem 1.1.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen Sie sie ab dem 1.1.2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, und ab dem 1.1.2028 in jedem Fall. Das gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Eine PDF aus Lexware zählt dann nicht mehr als E-Rechnung.

So arbeitet belegwandler mit Lexware

Ihre Lexware-Software druckt die Rechnung wie bisher. Die PDF gelangt über einen virtuellen Drucker oder einen überwachten Ordner zu belegwandler. Dort entsteht eine ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei. belegwandler prüft sie mit dem KoSIT-Validator und vergleicht PDF und XML Feld für Feld. Besteht eine Rechnung die Prüfung nicht, wird sie nicht versendet. Sie sehen, welches Feld Ihre Software füllen muss.

Das XML wird 8 Jahre archiviert. Auf Wunsch geht es an Ihre Kanzlei, auch im DATEV-Format.

Entscheidend ist, was auf der gedruckten Rechnung steht. Sie muss die Angaben enthalten, die der Standard EN 16931 und § 14 UStG verlangen:

  • vollständige Anschrift von Lieferant und Kunde
  • Ihre USt-IdNr. oder Steuernummer
  • Lieferdatum oder Leistungszeitraum
  • Steuersätze und Beträge
  • bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID als Käuferreferenz

Fehlt etwas, pflegen Sie es in Lexware nach, in den Adressdaten oder im Beleg. Ob Ihr konkreter Aufbau passt, klären wir vorab anhand Ihrer echten Rechnungen.

Die Alternativen und wann belegwandler besser passt

Die einfachste Lösung ist das Update auf eine aktuelle Lexware-Version mit laufendem Abonnement. Ab Version 2020 erzeugt Lexware die Formate selbst, und Sie brauchen keine zusätzliche Software. Wenn Sie ohnehin aktuell bleiben wollen, ist das der bessere Weg.

belegwandler passt besser, wenn

  • Ihre Version vor 2020 liegt und ein Update für Sie nicht infrage kommt,
  • Ihre Installation nicht mehr aktualisiert wird oder das Abonnement ausgelaufen ist,
  • Sie die Prüfung von PDF und XML und die Archivierung unabhängig von der Lexware-Version haben möchten.

Dann bleibt Ihre Lexware-Installation, wie sie ist, und die Rechnung wird erst nach dem Druck zur E-Rechnung.

So arbeitet belegwandler mit Lexware warenwirtschaft, faktura+auftrag, financial office

Schritt 1
Ihr ERP
druckt die Rechnung wie bisher.
Schritt 2
PDF
geht an einen virtuellen Drucker oder Ordner.
Schritt 3
belegwandler prüft
KoSIT-Validator und Abgleich PDF gegen XML.
Schritt 4
E-Rechnung
ZUGFeRD oder XRechnung an Ihren Kunden.
Schritt 5
Archiv + Kanzlei
XML 8 Jahre archiviert, Übergabe an Ihre Kanzlei, auch im DATEV-Format.

Häufige Fragen zu Lexware warenwirtschaft, faktura+auftrag, financial office

Ab welcher Lexware-Version gibt es ZUGFeRD und XRechnung?

Lexware nennt die Formate XRechnung, ZUGFeRD (basic/comfort) und die signierte eRechnung für faktura+auftrag, warenwirtschaft pro/premium und financial office ab Version 2020. Für ältere Versionen finden sich auf der Übersichtsseite von Lexware keine Angaben.

Brauche ich belegwandler, wenn ich Lexware aktuell halte?

Nein, für die Erzeugung nicht. Wenn Ihre Version 2020 oder neuer ist und Sie die Updates einspielen, erzeugt Lexware ZUGFeRD und XRechnung selbst. belegwandler ist für Versionen vor 2020 und für Installationen gedacht, die nicht aktualisiert werden.

Müssen wir an Lexware etwas umstellen oder aktualisieren?

Nein, Ihre Lexware-Installation bleibt, wie sie ist, und druckt weiter die PDF-Rechnung. Fehlt eine Pflichtangabe, etwa die USt-IdNr. oder die Leitweg-ID, zeigt belegwandler das Feld an. Sie pflegen es dann in Lexware nach.

Ab wann muss ich aus Lexware E-Rechnungen ausstellen?

Ab dem 1.1.2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € lag. Ab dem 1.1.2028 gilt die Pflicht für alle. Sie betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Kleinunternehmer und Rechnungen bis 250 € sind ausgenommen.

Was passiert, wenn eine Rechnung die Prüfung nicht besteht?

Sie wird nicht versendet. belegwandler zeigt Ihnen, welches Feld abweicht oder fehlt und welches Feld Ihre Lexware-Software füllen muss. Erst die korrigierte Rechnung geht an den Kunden.

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Vorjahresumsatz über 800.000 €?

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belegwandler ist ein unabhängiges Produkt der Kallysoft Informatik AG, Allschwil (Schweiz). Es besteht keine Verbindung zu Lexware; belegwandler wird von Lexware weder hergestellt noch vertrieben, empfohlen oder unterstützt. Lexware, warenwirtschaft, faktura+auftrag und financial office sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber. Die Namen werden nur genannt, um zu beschreiben, mit welcher Software belegwandler zusammenarbeitet.

Quellen

Stand: · Herausgegeben von Kallysoft Informatik AG