Warum erzeugt mein ERP keine E-Rechnung?
Ältere ERP- und Warenwirtschaftssysteme geben Rechnungen als Papier oder PDF aus. Eine PDF ohne eingebettete Datensätze ist keine E-Rechnung (BMF-Schreiben vom 15.10.2025). Zwischen inländischen Unternehmen muss ab dem 1.1.2027 eine E-Rechnung ausstellen, wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte. Ab dem 1.1.2028 gilt das für alle (§ 27 Abs. 38 UStG).
Das Gesetz schreibt kein Programm vor, sondern ein Format: strukturierte Daten nach der Norm EN 16931 (§ 14 Abs. 1 UStG). Wie die Datei entsteht, ist Ihre Entscheidung.
Welche fünf Optionen gibt es?
| Option | Vorteile | Nachteile | Passt, wenn |
|---|---|---|---|
| Update des ERP | Hersteller liefert die Funktion, ein System bleibt | Kosten für Update und Lizenz, Tests, eigene Anpassungen müssen mitziehen | Ihre Version wird unterstützt und ein aktuelles Release gibt E-Rechnungen aus |
| Migration auf ein neues ERP | Langfristig saubere Lösung | Projekt über Monate, hoher Aufwand, vor 2027 oft nicht fertig | Sie wollten ohnehin wechseln und haben genug Vorlauf |
| Zusatzmodul im ERP | Die Rechnung entsteht im System | Entwicklung am ERP, muss zur Version passen, Pflege bei Formatänderungen | Hersteller oder Partner bieten ein Modul für Ihre Version an |
| Konverter nach dem Druck | ERP bleibt unverändert, schnell einzurichten | Zusätzlicher Baustein, ERP muss alle Pflichtangaben drucken | Update und Migration schaffen Sie nicht rechtzeitig, oder Sie wollen am System nichts mehr ändern |
| Manuelle Eingabe im Portal | Keine Software nötig | Doppelte Erfassung, fehleranfällig | Sie stellen sehr wenige Rechnungen aus |
Was ist mit der manuellen Eingabe?
Die Rechnungseingangsplattform OZG-RE der Bundesverwaltung bietet eine Weberfassung für Lieferanten ohne Rechnungssoftware. Sie gilt nur für Rechnungen an den Bund und einige Länder. Für Rechnungen an Unternehmen ist sie keine Lösung. Als Dauerlösung taugt die Erfassung von Hand bei mehr als wenigen Rechnungen im Monat nicht.
Was sollten Sie in Ihrem System prüfen?
- Version und Supportstatus. Läuft Ihre Version noch im Herstellersupport? Die Lifecycle-Seite des Herstellers nennt das Datum.
- Hersteller-Aussage. Gibt Ihre Version XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1 aus? Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL genügen nicht.
- Pflichtangaben auf dem Ausdruck. § 14 Abs. 4 UStG verlangt unter anderem vollständige Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt und das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt.
- Zusatzangaben. Für öffentliche Auftraggeber brauchen Sie die Leitweg-ID, bei XRechnung außerdem die elektronischen Adressen von Verkäufer und Käufer.
- Rechnungsvolumen. Wie viele Rechnungen stellen Sie im Monat aus, und wer bekommt sie danach?
Drucken Sie dazu fünf bis zehn echte Rechnungen aus, auch Sonderfälle wie Gutschriften, mehrere Steuersätze oder Auslandskunden. Das zeigt schneller als jede Prüfung, welche Angaben fehlen.
Wie arbeitet ein Konverter nach dem Druck?
Das ERP druckt die Rechnung weiter. Die PDF gelangt über einen virtuellen Drucker oder einen überwachten Ordner zu einem Konverter, der die Daten ausliest und daraus ZUGFeRD oder XRechnung erzeugt. Wichtig ist die Prüfung: Ein Konverter sollte die Datei validieren und das XML mit der PDF vergleichen. Besteht die Rechnung die Prüfung nicht, darf sie nicht versendet werden.
Die Grenze: Ein Konverter erfindet nichts. Steht das Lieferdatum nicht auf dem Ausdruck, kann er es nicht ergänzen. Das ERP muss dann das Feld füllen. belegwandler arbeitet nach diesem Prinzip und zeigt bei einem Fehler, welches Feld das ERP liefern muss. Wie der Weg von der PDF zur Datei aussieht, beschreibt der Ratgeber PDF in ZUGFeRD oder XRechnung umwandeln.
Checkliste: Welche Option passt zu mir?
- Wird mein ERP noch unterstützt, und gibt es ein Release mit XRechnung oder ZUGFeRD? Dann ist das Update der erste Weg.
- Wechsle ich ohnehin in den nächsten Monaten das System, und wird die Migration vor meiner Frist fertig? Dann lohnt es, direkt zu migrieren.
- Gibt es ein Zusatzmodul für meine Version, und ist sein Pflegeaufwand klar? Dann kommt es in Frage.
- Schaffe ich Update oder Migration nicht rechtzeitig, oder soll das System unverändert bleiben? Dann überbrückt ein Konverter nach dem Druck.
- Stelle ich nur wenige Rechnungen im Monat aus? Dann reicht unter Umständen die manuelle Erfassung.
- Liegt meine Frist am 1.1.2027 (Vorjahresumsatz über 800.000 €) oder am 1.1.2028? Rechnen Sie vom Termin zurück, nicht vom heutigen Tag.