Die Lage mit Sage 100, Office Line und New Classic
Sage 100 kann ZUGFeRD 2.1.1 mit XRechnung-Profil erst ab Version 8.1.2.15 beziehungsweise Service Pack 9.0.1. Voraussetzung ist das lizenzierte Zusatzmodul „Kommunikation und Belege“. Bei einer Connected-Lizenz ist es enthalten, bei einer Desktop-Lizenz müssen Sie es extra lizenzieren. Ab dem 1.1.2026 liefert Sage das Komfortpaket E-Rechnung im Standard aus, laut Sage-Partner aber nur für aktuelle Releases wie 9.0.9 oder 9.0.10.
Zurück bleiben drei Gruppen: Betriebe mit älteren Releases, Betriebe mit Desktop-Lizenz ohne das Modul und Anwender von Sage New Classic und Classic Line. Für New Classic haben wir keine Herstellerangabe zu ZUGFeRD oder XRechnung gefunden. Ein Sage-Partner schreibt, Sage ergänze New Classic nicht mehr um neue Funktionen, liefere aber weiter Wartung und gesetzliche Änderungen und konzentriere sich auf Sage 100.
Die Fristen stehen fest. Seit dem 1.1.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen Sie sie ab dem 1.1.2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, und ab dem 1.1.2028 in jedem Fall. Eine PDF aus Sage zählt dann nicht mehr als E-Rechnung.
Ein Update ist selten nebenbei erledigt. Bei Sage 100 muss zuerst die Anwendung auf ein aktuelles Release, danach kommt gegebenenfalls das Modul. Von New Classic nach Sage 100 ist es ein Migrationsprojekt mit einmaligen und laufenden Kosten.
So arbeitet belegwandler mit Sage
Ihr Sage-System druckt die Rechnung wie bisher. Die PDF gelangt über einen virtuellen Drucker oder einen überwachten Ordner zu belegwandler. Dort entsteht eine ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei. belegwandler prüft sie mit dem KoSIT-Validator und vergleicht PDF und XML Feld für Feld. Besteht eine Rechnung die Prüfung nicht, wird sie nicht versendet. Sie sehen, welches Feld Ihr System füllen muss.
Das XML wird 8 Jahre archiviert. Auf Wunsch geht es an Ihre Kanzlei, auch im DATEV-Format.
Entscheidend ist, was auf der gedruckten Rechnung steht. Sie muss die Angaben enthalten, die der Standard EN 16931 und § 14 UStG verlangen:
- vollständige Anschrift von Lieferant und Kunde
- Ihre USt-IdNr. oder Steuernummer
- Lieferdatum oder Leistungszeitraum
- Steuersätze und Beträge
- bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID als Käuferreferenz
Fehlt etwas, pflegen Sie es in Ihrem Sage-System nach. Ob Ihr konkreter Aufbau passt, klären wir vorab anhand Ihrer echten Rechnungen.
Die Alternativen und wann belegwandler besser passt
Wenn Sie Sage 100 auf einem aktuellen Release betreiben, ist das Komfortpaket E-Rechnung die naheliegende Lösung. Der Tausch der Lizenzdatei läuft über Ihren Sage-Partner. Bei einem älteren Release oder einer Desktop-Lizenz prüfen Sie, was Update und Modul kosten. Beim Wechsel von New Classic auf Sage 100 lohnt ein Vergleich von Projektaufwand und laufenden Kosten.
belegwandler passt besser, wenn
- Sie Ihr Release oder Ihre Sage-Linie nicht rechtzeitig wechseln können oder wollen,
- Sie New Classic oder Classic Line einsetzen und Ihnen keine Herstellerfunktion bekannt ist,
- Sie die Prüfung von PDF und XML und die Archivierung unabhängig vom Sage-System haben möchten.
Dann bleibt Ihr Sage, wie es ist, und die Rechnung wird erst nach dem Druck zur E-Rechnung.