Warum reicht eine PDF nicht?
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format vorliegen, das ein Programm direkt auslesen kann (§ 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG). Eine PDF zeigt nur ein Bild der Rechnung. Das BMF ordnet sie als sonstige Rechnung ein, ebenso Bilddateien und Angaben in E-Mails (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Abschnitt 14.1 Abs. 2 UStAE).
Ab dem 1.1.2027 muss ausstellen, wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, ab dem 1.1.2028 jeder, jeweils bei Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (§ 27 Abs. 38 UStG). Eine umgewandelte PDF muss also ein gültiges Format haben.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
| ZUGFeRD | XRechnung | |
|---|---|---|
| Aufbau | Hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML (CII) | reine XML-Datei, UBL oder CII |
| Lesbar | als normale PDF | nur mit Viewer oder Software |
| Zulässig als E-Rechnung | ab Version 2.0.1, außer MINIMUM und BASIC-WL | ja, deutsche Ausprägung der EN 16931 |
| Typischer Einsatz | Rechnungen an Unternehmen | Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, Standard beim Bund |
| Maßgeblich bei Abweichung | das XML | entfällt, es gibt nur das XML |
| Aktueller Stand | ZUGFeRD 2.5.2 (4.8.2026) | XRechnung 3.0, gültig bis mindestens 31.7.2027 |
Für Rechnungen an die Bundesverwaltung ist XRechnung der Standard (§ 4 ERechV). Eine Rechnung an ein Unternehmen darf in beiden Formaten erfolgen. Das Format vereinbaren die Parteien. FeRD stuft bei ZUGFeRD die Profile EN 16931 und XRECHNUNG als vollständige E-Rechnung ein, die der Käufer verarbeiten können muss.
Was muss ein Konverter leisten?
- Daten extrahieren. Anschriften, Beträge, Positionen, Steuersätze und Daten werden aus der PDF gelesen.
- Auf EN 16931 abbilden. Jede Angabe kommt in das richtige Feld des Datenmodells, etwa BT-10 für die Käuferreferenz.
- Mit dem KoSIT-Validator prüfen. Die Prüfung nutzt die Regeln der EN 16931 und der deutschen Ausprägung XRechnung (Schematron).
- PDF und XML vergleichen. Beide Teile müssen dieselben Werte enthalten, denn bei ZUGFeRD gilt das XML.
- PDF/A-3 erzeugen. Bei ZUGFeRD wird das XML in eine PDF/A-3-Datei eingebettet, mit eingebetteten Schriften (FeRD).
Welche Fehler treten häufig auf?
| Fehler | Folge | Abhilfe |
|---|---|---|
| Leitweg-ID fehlt in BT-10 | Geschäftsregelfehler, der Auftraggeber kann die XRechnung ablehnen | Leitweg-ID beim Auftraggeber erfragen und im Kundenstamm pflegen |
| Lieferdatum oder Leistungszeitraum fehlt | Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG fehlt | Feld im ERP und auf dem Beleg füllen |
| USt-IdNr. oder Steuernummer fehlt | Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG fehlt | Firmenstammdaten ergänzen |
| Steuer nicht nach Sätzen aufgeschlüsselt | Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 Nr. 7 und 8 UStG unvollständig | Steuerzeilen je Steuersatz ausgeben |
| Rundungsdifferenz | Steuerbetrag stimmt rechnerisch nicht mit dem Steuersatz überein, Geschäftsregelfehler | Rundung im ERP und im XML angleichen |
| Elektronische Adresse fehlt | Pflichtfeld in der XRechnung-Spezifikation 3.0.2 (BT-34, BT-49) | E-Mail-Adressen von Aussteller und Empfänger pflegen |
Ein fehlendes BT-10 ist umsatzsteuerlich unbeachtlich, weil es keine Pflichtangabe nach dem UStG ist (Rn. 35a). In der XRechnung ist BT-10 dennoch ein Pflichtfeld (Prüfregel BR-DE-15). Die Leitweg-ID wird dort als Käuferreferenz geführt, und das Prüfsystem des Empfängers kann die Rechnung zurückweisen.
Warum ist die Validierung so wichtig?
Das BMF unterscheidet Formatfehler, Geschäftsregelfehler und Inhaltsfehler. Eine Datei mit Formatfehlern ist nur eine sonstige Rechnung (Rn. 6a). Ein Geschäftsregelfehler liegt vor, wenn Angaben fehlen oder zueinander im Widerspruch stehen (Rn. 6b). Inhaltsfehler wie ein falscher Steuersatz machen die Rechnung nicht ordnungsmäßig, auch wenn die Validierung nichts findet (Rn. 35a).
Das BMF erlaubt, sich bei Beachtung der Sorgfaltspflichten auf das Ergebnis einer geeigneten Validierungsanwendung zu verlassen, und empfiehlt, den Validierungsbericht aufzubewahren. Die Prüfung des Empfängers ersetzt sie nicht. Deshalb gehört neben die Validierung der Vergleich von PDF und XML Feld für Feld.
Wie arbeitet belegwandler bei der Umwandlung?
belegwandler nimmt die PDF, die Ihr ERP druckt, über einen virtuellen Drucker oder einen überwachten Ordner entgegen und erzeugt ZUGFeRD oder XRechnung. Die Datei wird mit dem KoSIT-Validator geprüft und Feld für Feld mit der PDF verglichen. Besteht die Rechnung die Prüfung nicht, wird sie nicht versendet. Sie sehen, welches Feld Ihr ERP füllen muss. Das XML wird 8 Jahre archiviert (§ 14b UStG). Welche Optionen Sie sonst haben, zeigt der Ratgeber ERP kann keine E-Rechnung.