Was gilt wann?
Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Grundlage ist § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG, die Fristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Dabei gilt: Empfangen ist etwas anderes als Ausstellen.
| Ab | Empfangen | Ausstellen |
|---|---|---|
| 1.1.2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. | Noch frei: Papier, oder PDF mit Zustimmung des Empfängers. |
| 1.1.2027 | wie zuvor | E-Rechnung Pflicht, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag. Bis 800.000 €: weiter Papier oder PDF. |
| 1.1.2028 | wie zuvor | E-Rechnung Pflicht für alle. |
Die Übergangsregeln lockern nur das Ausstellen. Zum Empfangen gibt es keine Frist. Das BMF stellt klar, dass dafür kein eigenes Postfach nötig ist und dass auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können müssen.
Wie wird die Grenze von 800.000 € gemessen?
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG). Für 2027 zählt also 2026. Das Gesetz sagt „nicht mehr als 800 000 Euro“: Genau 800.000 € genügen noch für die Übergangsregel. Es zählt Ihr Umsatz, nicht der Ihres Kunden.
Den Gesamtumsatz definiert § 19 Abs. 2 UStG, nicht Abs. 3. Er ist die Summe der steuerbaren Umsätze nach vereinnahmten Entgelten. Abzuziehen sind bestimmte steuerfreie Umsätze und Hilfsumsätze, Verkäufe von Anlagevermögen bleiben außer Ansatz. Lassen Sie die Zahl von Ihrem Steuerberater bestätigen.
Die Übergangsregel gilt für Rechnungen, die bis zum Jahresende übermittelt werden und einen Umsatz desselben Zeitraums betreffen. Eine Rechnung vom Januar 2027 über eine Leistung vom Dezember 2026 fällt nach dem Wortlaut von § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG nicht mehr darunter. Klären Sie solche Fälle vorab.
Welche Ausnahmen gibt es?
| Fall | Regelung | Grundlage |
|---|---|---|
| Kleinunternehmer | dürfen immer eine sonstige Rechnung ausstellen | § 34a UStDV, BMF Rn. 22 |
| Rechnungen bis 250 € Gesamtbetrag | dürfen immer eine sonstige Rechnung sein | § 33 UStDV, BMF Rn. 22 |
| Fahrausweise | dürfen immer eine sonstige Rechnung sein | § 34 UStDV, BMF Rn. 22 |
| Aussteller oder Empfänger nicht im Inland ansässig | keine Pflicht | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG |
| Leistungen an Privatpersonen | keine Pflicht | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG |
| Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG | keine Pflicht | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG |
Wer in diesen Fällen statt Papier eine PDF versendet, braucht die Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG, BMF Rn. 22). Sie muss keine besondere Form haben.
Was zählt als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG). Dazu gehören:
- XRechnung, als reine XML-Datei,
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL,
- ein zwischen den Parteien vereinbartes Format, wenn sich die Pflichtangaben vollständig in ein EN-16931-konformes Format übertragen lassen, etwa bei EDI. EDI nach Empfehlung 94/820/EG ist 2027 unabhängig vom Umsatz mit Zustimmung des Empfängers zulässig (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).
Eine PDF-Datei ohne integrierte Datensätze ist eine sonstige Rechnung. Das gilt auch für eine Datei, die wegen Formatfehlern die Anforderungen nicht erfüllt (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 6a). Weichen bei ZUGFeRD PDF und XML voneinander ab, ist das XML maßgeblich.
Welche Folgen hat eine Rechnung im falschen Format?
Besteht eine Pflicht und stellen Sie trotzdem eine sonstige Rechnung aus, ist sie keine ordnungsmäßige Rechnung. Dem Grunde nach berechtigt sie dann nicht zum Vorsteuerabzug (Abschnitt 15.2a Abs. 1 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens). Ihr Kunde kann das durch eine Berichtigung beheben, die selbst als E-Rechnung erfolgen und auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nehmen muss.
Für den Aussteller gilt außerdem § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG: Wer vorsätzlich oder leichtfertig eine nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG geforderte Rechnung nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt, handelt ordnungswidrig. Die Geldbuße kann bis zu 5.000 € betragen. Ob ein falsches Format als „nicht ausgestellt“ gilt, regelt das Gesetz nicht ausdrücklich.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
8 Jahre (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres der Ausstellung. Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Das XML, nicht die PDF, ist das Original.
Wird die Pflicht 2027 verschoben? Stand 12.10.2026
Nein, eine Verschiebung ist nicht beschlossen. Wir haben den Wortlaut von § 27 Abs. 38 UStG am 12.10.2026 auf gesetze-im-internet.de geprüft: Die Fristen 31.12.2026 und 31.12.2027 stehen unverändert im Gesetz. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 nennt weiter Übergangsregelungen bis zum 31.12.2027.
Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) fordert, die Stufe für Unternehmen über 800.000 € vom 1.1.2027 auf den 1.1.2028 zu verschieben. Als Grund nennt er die noch ausstehende überarbeitete Norm EN 16931. Die Forderung ist eine Verbandsposition. Ein Gesetzgebungsverfahren dazu ist uns nicht bekannt. Planen Sie mit dem 1.1.2027.
Was tun, wenn das ERP keine E-Rechnung erzeugt?
Prüfen Sie zuerst, ob Ihr Hersteller ein Update oder Modul anbietet. Ist das nicht rechtzeitig möglich, kann ein Konverter die gedruckte PDF nachträglich in eine geprüfte E-Rechnung umwandeln. Die Optionen vergleicht der Ratgeber Altes ERP und E-Rechnung.